Ethische gedragscode voor de bedrijfsvoering

1 INLEIDING

Voorwoord van de President:

Beste medewerkers,

Overal ter wereld waar SYNERGIE aanwezig is, hebben wij er altijd naar gestreefd onze activiteiten in het teken te stellen van de hoogste ethische beginselen en de naleving van de wettelijke en reglementaire voorschriften. Dit streven komt ook tot uiting in onze zakelijke betrekkingen waarin fundamentele waarden als transparantie en integriteit centraal staan.

Deze inzet van de Groep is niet nieuw. In 2012 al ondertekenden wij het Diversiteitshandvest, in 2014 stelden wij ons Ethisch Handvest op en in 2015 onze Deontologische Gedragscode, terwijl wij ons in 2017 ten slotte aansloten bij het Global Compact van de Verenigde Naties.

SYNERGIE geeft haar ethische commitment verder gestalte door waarden die de Groep en iedere medewerker dagelijks uitdragen: nabijheid, teamgeest, diversiteit en ambitie.

Tegenwoordig zetten wij een nieuwe stap met deze Ethische Gedragscode voor de bedrijfsvoering. Het beschrijft de gedragsregels die alle medewerkers van SYNERGIE binnen de Groep intern en met derden dienen na te leven om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en ongeoorloofde praktijen te voorkomen die een negatieve impact kunnen hebben zowel op de duurzaamheid van onze activiteiten als de reputatie van de Groep. Het dient ten grondslag te liggen aan onze besluitvorming.

Maar opdat deze regels nageleefd worden, dient iedereen, ongeacht zijn of haar functie, daar kennis van te hebben en deze regels te onderschrijven.

Ik verzoek u daarom deze Ethische Gedragscode voor de bedrijfsvoering aandachtig te lezen en de regels daarvan na te leven en actief uit te dragen. Raadpleeg het telkens wanneer u twijfels of vragen heeft over een taak die u voor onze Groep uitvoert. Uw managers en uw Compliancecorrespondent houden zich tot uw beschikking voor de nodige verduidelijkingen over de juiste toepassing.

Door de naleving van deze ethische voorschriften verzekeren wij ons van het succes van onze Groep.

2 DOELSTELLINGEN VAN DEZE CODE

Deze Ethische Gedragscode voor de bedrijfsvoering (de "Code") vormt een grondslag van de gedragsregels in samenhang met het maatschappelijk verantwoord ondernemerschapsbeleid van de Groep en de [Franse] wet nr. 2016-1691 van 9 december 2016 inzake de bestrijding van corruptie.

Het dient de medewerkers in staat te stellen in concrete en soms complexe situaties de juiste gedragsregels te volgen op basis van enkele duidelijke en precieze beginselen.

De Code doet beroep op ieders verantwoordelijkheidsgevoel en biedt hulp bij de besluitvorming. Het vormt een referentiekader voor onze dagelijkse activiteiten.

De Code heeft niet de intentie de nationale en internationale normen te vervangen die in elk land van kracht zijn waar onze Groep activiteiten uitoefent. Het is een aanvulling daarop en bepaalt voor alle medewerkers de regels die onder alle omstandigheden nageleefd moeten worden.

Elke medewerker draagt de verantwoordelijkheid om erop toe te zien dat de hem of haar betreffende activiteiten van SYNERGIE voldoen aan de lokale wetten en voorschriften die daarop van toepassing zijn en aan de beginselen die in deze Code beschreven worden. Niet-naleving van de bepalingen van deze Code kan aanleiding geven tot sancties zoals voorzien in de interne reglementen.

3 TOEPASSINGSGEBIED

Alle medewerkers van de ondernemingen van de Groep in Frankrijk of elders in de wereld zijn ongeacht hun hiërarchisch niveau gehouden tot naleving van de Code.

Elke onderneming van de Groep is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Code en voor de uitrol van de richtlijnen daarvan naargelang de activiteiten of de geografische ligging, evenals de van kracht zijnde regelgeving. De betreffende onderneming dient de nodige maatregelen te treffen om de medewerkers te wijzen op de verantwoordelijkheden en verplichtingen die eruit voortvloeien.

Iedere medewerker dient de in deze Code uiteengezette beginselen en regels te kennen, te begrijpen en strikt na te leven en blijk te geven van een voorbeeldige beroepsethiek.

4. DE WAARDEN VAN DE GROEP SYNERGIE

Sinds zijn oprichting behartigt en bevordert SYNERGIE universele waarden, die de Groep van wezenlijk belang acht voor zijn duurzame ontwikkeling.

De eerste eisen die SYNERGIE nastreeft, zijn de waarden van loyaliteit, transparantie en integriteit volgens de fundamentele beginselen die opgenomen zijn in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) voor multinationale bedrijven en het Global Compact van de Verenigde Naties. Deze eisen sluiten volledig aan op de verbintenissen zoals vervat in de [Franse] wet van 9 december 2016 inzake de bestrijding van corruptie.

Naast dit algemene kader dienen alle medewerkers in hun dagelijkse werk de 4 waarden van de Groep SYNERGIE uit te dragen, te weten:

• Nabijheid: "Luisteren naar en kennis verwerven van onze klanten, evenals de kandidaten en uitzendkrachten om hen beter te kunnen begrijpen, begeleiden en tot hun recht te laten komen".
• Teamgeest: "De collectieve commitment en inzet van onze vaste medewerkers om de projecten van onze klanten, kandidaten en uitzendkrachten te verwezenlijken, hun doelstellingen te begrijpen en deze gezamenlijk te bereiken".
• Diversiteit: "Vaardigheid voor verschil: iedere medewerkers is uniek en de Groep SYNERGIE begeleidt de ontwikkeling van elk individu (vaste medewerkers, kandidaten en uitzendkrachten) voor het succes van allen.
  
  Als ondertekenaar van het Diversiteitshandvest stelt de Groep er belang in de integratie en inzetbaarheid van allen te ontwikkelingen door middel van diversiteitscentra en interne werving."
• Ambitie: "De ambitie om die van onze klanten te verwezenlijken. De ambitie om de vaardigheden en persoonlijkheden van onze vaste medewerkers, kandidaten en uitzendkrachten tot uiting te laten komen ten behoeve van een duurzame relatie. De ambitie om sterke relaties op te bouwen voor optimale tevredenheid en succes."
• De bescherming van ons milieu vormt eveneens een sterke commitment van de Algemene Directie die door interne communicatie met alle medewerkers gedeeld wordt.

4.1 INTERNE GEDRAGSREGELS

4.1.1 Arbeids-, gezondheids- en veiligheidsomstandigheden

De Groep SYNERGIE hecht sterk aan de arbeidsomstandigheden van haar medewerkers. De Groep verbindt zich er in het bijzonder toe dat de van kracht zijnde wettelijke voorschriften inzake de gezondheid en veiligheid op het werk nageleefd worden en dat alle redelijke voorzorgsmaatregelen getroffen worden om de werkplaats voor iedereen gezond en veilig te houden.

Iedere medewerker dient op zijn of haar beurt erop toe te zien dat zijn of haar handelingen geen risico's voor hem- of haarzelf of voor de anderen met zich meebrengen en zijn of haar manager te waarschuwen voor gedrag, installaties of risico's die de veiligheid van zijn of haar werkomgeving in het gedrang kunnen brengen, evenals alle ongelukken of incidenten waar hij of zij kennis van mocht krijgen.

4.1.2 Non-discriminatie

SYNERGIE hecht veel belang aan gelijkheid van behandeling tussen alle medewerkers en billijke arbeidspraktijken. Zij verzet zich tegen iedere vorm van discriminatie op basis van herkomst, zeden, leeftijd, geslacht, politieke, filosofische of godsdienstige opvattingen, valbondslidmaatschap of handicap.

SYNERGIE hecht binnen haar organisatie belang aan een politieke, filosofische en godsdienstige neutraliteit. De Groep respecteert het geloof en de opvattingen van zijn medewerkers en de uitingsvormen daarvan, zolang deze geen afbreuk doen aan het goede functioneren en het neutraliteitsbeginsel van de Groep en geen blijk geven van beïnvloeding van anderen.

Wat betreft de naleving van de religieuze of landelijke feestdagen, laat SYNERGIE dit aan de praktijk van de verschillende landen over waar de Groep gevestigd is.

Geen enkele vorm van discriminatie tussen medewerkers, om welke reden ook, wordt getolereerd.

4.1.3 Strijd tegen intimidatie

SYNERGIE verzet zich tegen iedere vorm van geestelijke of lichamelijke dwang, evenals iedere vorm van intimidatie. Misplaatste lichamelijke of mondelinge uitingen van seksuele aard zijn ten strengste verboden.

Geen enkele beroepssituatie kan een vorm van vernedering, geweld, belediging of seksistisch gedrag rechtvaardigen.

SYNERGIE hecht in het bijzonder aan wederzijds respect tussen de medewerkers, ongeacht hun verantwoordelijkheidsniveau en verlangt van iedereen dat men zich hoffelijk opstelt jegens anderen.

Deze beginselen zijn van toepassing op alle medewerkers en alle managers die daar garant voor dienen te staan.

4.1.4 Sociale dialoog

SYNERGIE erkent het belang om te praten met onafhankelijke, vrij gekozen werknemersvertegenwoordigers met wie regelmatig een sociale dialoog gevoerd kan worden over onderwerpen die van invloed zijn op het werk, het functioneren van de vestigingen en de arbeidsomstandigheden.

4.1.5 Bescherming van de privacy

SYNERGIE leeft de wettelijke voorschriften na inzake de werktijden en het recht op rust. De Groep streeft naar een gezond evenwicht tussen privé- en beroepsleven.

Ter bescherming van de privacy van de medewerkers, verbindt de Groep zich ertoe de vertrouwelijkheid te waarborgen van de persoonsgegevens van de medewerkers die door de onderneming verzameld en opgeslagen worden. Krachtens de (EU) verordening 2016/679 van het Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens, beschikt iedere medewerker over een recht op inzage, rectificatie, overdraagbaarheid en wissing van zijn of haar persoonsgegevens. De medewerkers worden ervan in kennis gesteld dat dit recht uitgeoefend kan worden zowel wat betreft materiële als elektronische documenten waar de onderneming over beschikt en die persoonsgegevens bevatten.

Voor vragen of nadere inlichtingen kunnen de medewerkers zich wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming.

Eenieder die in het kader van zijn of haar functie over persoonsgegevens beschikt van andere medewerkers, dient erop toe te zien dat hij of zij uitsluitend de strikt noodzakelijke gegevens bewaart en verwerkt die nodig zijn voor de wettelijke verplichtingen van de onderneming en onder optimale veiligheidsvoorwaarden, overeenkomstig het privacybeleid van SYNERGIE.

De betreffende medewerker dient erop toe te zien dat deze gegevens uitsluitend verstrekt worden aan bevoegde personen wanneer dat nodig is en dat deze gegevens beschermd blijven ten aanzien van buitenstaanders van de Groep SYNERGIE, behoudens wettelijke verplichtingen.

4.1.6 Opleiding, promotie en billijkheid

De ontwikkeling van de beroepsvaardigheden en de individuele verantwoordelijkheden van de medewerkers is een noodzakelijke voorwaarde voor het succes van de Groep, die met name sterk hecht aan de gelijkheid van kansen en een billijke behandeling, gebaseerd op verdiensten en prestaties.

De Groep moedigt de ontwikkeling van zijn medewerkers aan, met name via opleiding, promotie en interne mobiliteit om hun inzetbaarheid te verhogen. De Groep verwacht van elke manager dat hij of zij toeziet op de professionele ontwikkeling en de eerlijke behandeling van zijn of haar directe medewerkers.

4.1.7 Bescherming van de bedrijfsmiddelen

De medewerkers hebben de plicht bij te dragen aan de beveiliging en bescherming van de bedrijfsmiddelen van de Groep SYNERGIE tegen beschadiging, diefstal of verduistering en weerhouden zich ervan deze voor persoonlijke doeleinden aan te wenden.

Onder "bedrijfsmiddelen" worden niet alleen materiële zaken zoals gebouwen, installaties, machines, voertuigen, apparatuur, computers, informatiesystemen of benodigdheden verstaan, maar ook immateriële zaken zoals intellectuele eigendom (merken, logo's, slogans, …) en knowhow van de Groep SYNERGIE.

4.1.8 Bescherming van het imago

De kwaliteit van het institutionele imago van de Groep SYNERGIE, evenals de reputatie van zijn diensten liggen ten grondslag aan de duurzaamheid van de Groep.

4.1.9 Vertrouwelijkheid - discretie

Het kan voorkomen dat medewerkers dienen te beschikken over informatie die toebehoort aan of betrekking heeft op de Groep SYNERGIE en die vertrouwelijk dient te blijven wanneer de openbaarmaking daarvan afbreuk zou kunnen doen aan de belangen van de Groep SYNERGIE. Deze informatie kan vooral betrekking hebben op onderzoeken, projecten, commerciële, financiële en juridische zaken, klanten, de organisatie, het beheer, de activiteiten, producten, documenten van de onderneming, evenals aspecten die tot de intellectuele eigendom of knowhow van de Groep kunnen behoren.

Iedere medewerker dient te waken over de vertrouwelijkheid van deze informatie door zich ervan te weerhouden:

• deze informatie direct of indirect buiten de Groep SYNERGIE te verspreiden;
• deze informatie te verstrekken aan medewerkers binnen de Groep SYNERGIE die niet bevoegd zijn daar kennis van te nemen.

4.1.10 Voorwetenschap

Het gebruik van informatie over de Groep SYNERGIE of derden waar een medewerker voorkennis van heeft gekregen in het kader van zijn of haar functies is niet alleen strijdig met de ethiek, maar kan ook aanleiding geven tot strafvervolging wegens handel met voorkennis.

Voorkennis betreft welbepaalde informatie over de Groep SYNERGIE, die niet openbaar is en die aanzienlijke invloed kan hebben op de koers van de financiële instrumenten die betrekking hebben op de Groep of financiële instrumenten die daarmee verband houden.

4.1.11 Milieu

De inzet van alle medewerkers van de Groep SYNERGIE om de negatieve impact van hun activiteiten op het milieu te verminderen draagt bij aan de duurzame ontwikkeling. De bescherming van het milieu is tevens een fundamenteel beginsel dat van toepassing is op alle stadia van de activiteiten van de Groep SYNERGIE. Deze inzet wordt van iedere medewerker verwacht, die door de naleving van de aanbevelingen van de Milieugids en de newsletter, kan bijdragen aan een milieukundig verantwoorde bedrijfsvoering.

4.2 EXTERNE GEDRAGSREGELS

4.2.1 CONFORMITEIT IN ZAKELIJKE BETREKKINGEN

4.2.1.1 Naleving van de vrijheid van mededinging

Het concurrentierecht heeft tot doel de vrije mededinging te beschermen door een verbod op bepaalde praktijken, zoals afspraken ter onderlinge verdeling van de markt, prijsafspraken of misbruik van een machtspositie die tot doel hebben klanten, leveranciers en/of concurrenten te benadelen. Inbreuken op de mededingingsregels kunnen (financieel) zwaar beboet worden en in bepaalde gevallen aanleiding geven tot strafrechtelijke sancties voor de Groep, terwijl de betrokkenen gevangenisstraffen opgelegd kunnen krijgen. Iedere praktijk die tot doel heeft de vrije mededinging te beperken, is verboden.

4.2.1.2 Waakzaamheid in de betrekkingen met derden

Definitie

SYNERGIE kan overeenkomsten afsluiten met ondernemingen of tussenpersonen, samenwerken met partners of ondernemingen overnemen. Daar de Groep aansprakelijk gesteld kan worden voor fouten die begaan worden door derden die namens de Groep optreden, dienen wij de grootste waakzaamheid te betrachten in het kader van onze betrekkingen met derden.

commerciële partners, leveranciers, agenten, klanten, tussenpersonen, onderaannemers, liefdadigheidsinstellingen.

Beheer van derden

Onze dienstverleners en onderaannemers kunnen een grote impact hebben op de kwaliteit van de diensten en het imago van SYNERGIE. Daarom dienen zij hun activiteiten uit te voeren in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en in alle opzichten te voldoen aan de hoogst mogelijke ethische normen (strijd tegen corruptie, belangenconflicten, gezondheid en milieu, respect voor de medemens...).

4.2.2 BESTRIJDING VAN CORRUPTIE EN ONGEOORLOOFDE BEÏNVLOEDING

Definities

Er is sprake van corruptie wanneer een publiek- of privaatrechtelijk persoon direct of indirect een onrechtmatig voordeel verzoekt, aanvaardt, aanbiedt of geeft om een handeling te vervullen, te vertragen of om te verzuimen een handeling te vervullen die van invloed is op de normale uitoefening van een functie, teneinde een commercieel of financieel voordeel te verkrijgen of invloed uit te oefenen op een beslissing.

Men onderscheidt twee soorten corruptie:

• Actieve corruptie: Het feit dat iemand zonder daartoe gerechtigd te zijn op enig moment, direct of indirect, aanbiedingen, toezeggingen, geschenken of enig ander voordeel aan een persoon voorstelt, voor die persoon zelf of voor anderen, hetzij om een handeling te verrichten of verricht te hebben, hetzij om af te zien of afgezien te hebben van een handeling die onder zijn of haar functie, taak of mandaat valt of die vergemakkelijkt wordt door zijn of haar functie, taak of mandaat.
• Passieve corruptie: Het feit dat iemand zonder daartoe gerechtigd te zijn op enig moment, direct of indirect, om aanbiedingen, toezeggingen, geschenken of enig ander voordeel voor hemzelf of haarzelf of voor anderen verzoekt of die aanvaardt, hetzij om een handeling te verrichten of verricht te hebben, hetzij om af te zien of afgezien te hebben van een handeling die onder zijn of haar functie, taak of mandaat valt of die vergemakkelijkt wordt door zijn of haar functie, taak of mandaat.

Corruptie kan verschillende vormen aannemen onder de dekmantel van gangbare commerciële of sociale praktijken; het kan met name gaan om uitnodigingen, geschenken, sponsoring, giften, enz.

Er is sprake van ongeoorloofde beïnvloeding wanneer een persoon zijn of haar hoedanigheid of werkelijke of veronderstelde invloed gebruikt om een beslissing te beïnvloeden die door een derde genomen zal worden. Dit betreft drie betrokkenen: de begunstigde (degene die voordelen of geschenken verstrekt), de tussenpersoon (degene die over het krediet beschikt wegens zijn of haar positie) en de doelpersoon die over de beslissingsbevoegdheid beschikt (autoriteit of openbare bestuurder, magistraat, deskundige, enz.).

Faciliterende betalingen (smeergeld) zijn onofficiële betalingen (in tegenstelling tot rechtmatige en officiële rechten en heffingen) die men betaalt om met name bestuurlijke formaliteiten te vereenvoudigen of te bespoedigen zoals aanvragen van vergunningen, visa of douanedoorvoer…

Beginselen en regels

SYNERGIE tolereert geen enkele vorm van corruptie of ongeoorloofde beïnvloeding. Medewerkers mogen zich niet schuldig maken aan corruptie en mogen geen beroep doen op tussenpersonen zoals agenten, consultants of andere commerciële partners met het doel om zich schuldig te maken aan corruptie.

Het is derhalve verboden om enig voordeel van of aan een natuurlijke of rechtspersoon die tot de openbare of particuliere sector behoort, te ontvangen of aan te bieden, op nationale of internationale schaal, en/of handelingen te verrichten die de objectiviteit en de transparantie van het besluitvormingsproces in het gedrang brengt, direct of indirect ten gunste van de Groep SYNERGIE en/of de medewerkers.

De onderneming tolereert geen enkele "faciliterende betaling", behoudens om dringende redenen (gezondheid, veiligheid van een medewerker…).

Als iemand geconfronteerd wordt met een dergelijke situatie, dient hij of zij zich het volgende af te vragen:

• Worden de wetten en reglementaire voorschriften nageleefd?
• Voldoet het aan deze Code en aan het belang van de onderneming?
• Staat het los van enig persoonlijk belang?
• Kom ik in de problemen als mijn beslissing bekend wordt?

4.2.2.1 Specifieke regels met betrekking tot overheidsfunctionarissen

Definities

Het begrip "overheidsfunctionaris" duidt op iemand die de openbare macht bekleedt, belast is met een openbare taak of die een openbaar mandaat bekleedt, voor hem- of haarzelf of voor anderen, op wie SYNERGIE beroep zou kunnen doen voor een samenwerkingsverband, een openbare aanbesteding of enige andere handelsbetrekking.

Het [Franse] Wetboek van Strafrecht legt zware straffen op aan degenen die zich schuldig maken aan omkoping van ambtenaren; de straffen kunnen oplopen tot 10 jaar hechtenis en 1 miljoen euro boete. De poging tot omkoping – bijvoorbeeld door smeergeld aan te bieden of te verzoeken – wordt even zwaar bestraft als de feitelijke omkoping zelf.

Beginselen en regels

De Groep SYNERGIE verzet zich tegen iedere beoogde of feitelijke betaling van smeergeld of andere onrechtmatige betalingen, direct of indirect door een tussenpersoon, aan ambtenaren, regeringsleden of andere overheidsfunctionarissen, evenals welke particuliere entiteit ook met het doel een gunstige beslissing of enig onrechtmatig voordeel van hen te verkrijgen voor de Groep SYNERGIE.

4.2.2.2 Betrekkingen met derden

Of het nu direct of indirect (door tussenkomst van een publiek- of privaatrechtelijke derde), actief of passief is, de Groep SYNERGIE veroordeelt met kracht iedere vorm van corruptie in het kader van de zakelijke betrekkingen met onze diverse derden (handelspartners, leveranciers, dienstverleners, agenten, klanten, tussenpersonen, onderaannemers, liefdadigheidsinstellingen). Het is derhalve verboden onrechtmatige voordelen, illegale betalingen of geld aan te bieden of om in ontvangst te nemen. Het is nodig zich te verzekeren van de bevoegdheden en de eerbaarheid van uw derden. Er dienen corruptiebestrijdingsclausules opgenomen te worden in de contracten met uw diverse derden.

4.2.2.3 Geschenken en uitnodigingen

Definities

Geschenken zijn voordelen van allerlei aard, die door iemand gegeven worden als teken van erkenning of vriendschap, zonder iets daarvoor terug te verwachten. Uitnodigingen bestaan uit het aanbieden of aanvaarden van lunches of diners, verblijfsaccommodatie en evenementen (voorstellingen, concerten, sportwedstrijden, reizen, enz.).

Beginselen en regels Geschenken en uitnodigingen kunnen gelijkgesteld of opgevat worden als vormen van actieve of passieve corruptie, zodat men hier bijzonder alert op moet zijn. Hoewel zij bijdragen aan de opbouw van een goede relatie, kunnen geschenken en uitnodigingen beschouwd worden als een middel om een beslissing te beïnvloeden, een onderneming of een persoon te begunstigen. Er werd binnen SYNERGIE een Procedure voor Geschenken en Uitnodigingen op gesteld om de verschillende gebruiken en goede praktijken uiteen te zetten voor het aanbieden of ontvangen van geschenken en uitnodigingen, aan of van alle soorten derden. Het is de medewerkers toegestaan bedrijfsgeschenken van een redelijke waarde aan te bieden of te aanvaarden, zoals bijvoorbeeld nu en dan een lunch of diner, een uitnodiging voor een maatschappelijk, sportief of cultureel evenement, enz., of de deelname aan een evenement dat gesponsord wordt door de Groep SYNERGIE of dat verband houdt met een sponsoractie. In voorkomend geval dient men de Procedure voor Geschenken en Uitnodigingen evenals de interne procedures na te leven en het management hiervan in kennis te stellen.

Om de relatie met een klant te bevorderen die een overeenkomst gaat ondertekenen, nodigt een collega hem uit voor een diner. Wat moet ik doen?

Uitnodigingen zijn niet verboden. Zij moeten volstrekt transparant zijn, gedaan worden zonder hiervoor iets in ruil terug te verwachten of om hier persoonlijk profijt van te trekken.

Voorbeeld:

Om mij te bedanken voor de verlenging van een overeenkomst, nodigt een van mijn leveranciers mij uit om met mijn echtgenote en kinderen een sportfinale bij te wonen in het Stade de France. Het vervoer naar Parijs wordt door de leverancier betaald. Kan ik dit aannemen?

Uitnodigingen zijn niet verboden. Zij moeten volstrekt transparant zijn, gedaan worden zonder hiervoor iets in ruil terug te verwachten of om hier persoonlijk profijt van te trekken. Toch geldt in dit geval, op grond van de financiële waarde en de persoonlijke context van de uitnodiging, dat het beter is de uitnodiging te weigeren.

4.2.2.4 Sponsoring, giften aan liefdadigheidsinstellingen en bijdragen aan politieke partijen

Definitie

Door sponsoring wenst SYNERGIE zijn financiële of materiële bijdrage te leveren aan een goed doel, een maatschappelijk, cultureel of sportief evenement om zijn waarden uit te dragen en te promoten.

Geschenken en giften zijn voordelen die gegeven worden in de vorm van geld en/of in natura. Zij worden toegekend met een specifiek doel: onderzoek, opleiding, milieu (duurzame ontwikkeling) voor bijvoorbeeld humanitaire of liefdadigheidsdoeleinden.

Bijdragen aan politieke partijen - al dan niet geldelijk – hebben tot doel politieke partijen, leiders of initiatieven te ondersteunen.

Beginselen en regels

SYNERGIE is actief betrokken bij de lokale samenleving en de Groep levert haar bijdrage aan sponsoracties en liefdadigheidsgiften.

Dergelijke initiatieven kunnen dienen om onrechtmatige voordelen te verhullen, bijvoorbeeld de gunning van een opdracht of een contract in ruil voor sponsoring en/of giften. Het risico is des te groter wanneer het "gesponsorde" evenement ondernomen wordt door politieke persoonlijkheden of in hun omgeving en laatstgenoemden persoonlijk profijt trekken van dit evenement.

De directe of indirecte financiering van projecten, stichtingen of liefdadigheidsinstellingen, culturele, maatschappelijke, humanitaire of sportieve instellingen door sponsoring en liefdadigheidsgiften is toegestaan bij SYNERGIE, binnen de grenzen van de volgende voorwaarden:

• De financiering voldoet aan de wettelijke voorschriften;
• De financiering voldoet aan de interne procedures en wordt door het management goedgekeurd;
• De omstandigheden en de relevantie van de sponsoractie dienen transparant geregistreerd te worden. De financiering dient duidelijk in de boekhouding weergegeven te worden.
• Er dient toezicht gehouden te worden op de uitvoering van het sponsorcontract (bijvoorbeeld door activiteitenrapporten).
• De bedragen dienen redelijk te zijn en in verhouding te staan met het doel van de sponsoring.

De directe of indirecte bijdragen van elk filiaal van SYNERGIE aan politieke partijen, stichtingen of verenigingen zijn streng verboden, zelfs als deze toegestaan worden door de lokale wetgeving.

Voorbeeld

Tijdens de uitvoering van een overeenkomst voor een belangrijke klant, wordt SYNERGIE verzocht een stichting te sponsoren die nauw in verband staat met privébelangen van de betreffende klant. Men laat doorschemeren dat het antwoord van SYNERGIE van invloed is op de toekomstige samenwerking met deze klant. Wat moet ik doen?

De weigering dient besloten te worden door de Directie, die aan de betreffende entiteit de redenen van de weigering zal uitleggen.

4.2.2.5 Boekhouding / interne controles

Definitie

De Groep SYNERGIE dient erop toe te zien dat de boekhoudafdeling en/of de interne en/of externe controleurs tijdens hun controles letten op de mogelijke verhulling van corruptie in de boekhouding en rekeningen.

Beginselen en regels

Om de getrouwheid en oprechtheid van de rekeningen te garanderen:

• dient SYNERGIE boekingen bij te houden en gepaste interne controlemaatregelen te treffen om de betalingen aan derden te kunnen verantwoorden;
• dienen de medewerkers alle aanvaarde of aangeboden uitnodigingen en geschenken op te geven en daar een schriftelijk spoor van bij te houden, zodat hier een boekhoudkundig overzicht van gemaakt kan worden;
• dienen de medewerkers alle aanvragen voor betalingen van uitnodigingen, geschenken of uitgaven ten gunste van een derde in te dienen volgens de Procedure voor Geschenken en Uitnodigingen van SYNERGIE. De reden van de uitgave moet vermeld worden in de boekhouding.
• Alle rekeningen, facturen, nota's en andere documenten en boekingen met betrekking tot derden, zoals klanten, leveranciers of professionele contactpersonen, dienen nauwkeurig opgesteld en bewaard te blijven.
• Geen enkele rekening mag "buiten de boekhouding" bewaard blijven om onrechtmatige voordelen te vereenvoudigen of te verhullen.

Voorbeeld:

In het kader van een aanbestedingsprocedure verleent een medewerker een onrechtmatig voordeel, zodat de opdracht aan hem of haar gegund zal worden. De betreffende medewerker die hiervoor zijn onkosten vergoed wil krijgen, heeft geen reden aangegeven op deze onkostennota. Welke procedure bestaat er om dit te voorkomen?

De onkostennota wordt systematisch dubbel gecontroleerd en valt onder de aansprakelijkheid van beide ondertekenaars. Om zich te verzekeren van de conformiteit dienen zij te bepalen of de reden, het tijdstip en de identiteit van de klant een dergelijke uitgave rechtvaardigt.

4.2.3 BELANGENCONFLICTEN

4.2.3.1 Voorkomen van belangenconflicten

Definitie

Dit betreft een verstrengeling tussen professionele en persoonlijke belangen die normaal gesproken strijdig met elkaar zijn en afbreuk kan doen aan de onafhankelijke, onpartijdige en objectieve uitoefening van een functie.

Belangenconflicten vloeien voort uit iedere situatie waarin de persoonlijke belangen van medewerkers botsen met hun functie of verantwoordelijkheden.

Als belangenconflicten een begunstiging met zich meebrengen, kunnen ze beschouwd worden als een vorm van corruptie. Er bestaan twee vormen:

• Feitelijke belangenconflicten: het feit dat een medewerker zich in een situatie bevindt waarin hij of zij in staat is een derde in de uitoefening van zijn of haar functies te beïnvloeden (bijvoorbeeld wervingsbeslissingen, gunning van opdrachten, enz.), of dat dit als zodanig opgevat wordt, met het oogmerk om privébelangen te dienen.
• Potentiële belangenconflicten: het feit dat een medewerker zich in een situatie bevindt waarin het waarschijnlijk is dat hij of zij invloed kan uitoefenen of beïnvloed kan worden, of dat dit als zodanig opgevat wordt, uit privébelang, in de uitoefening van zijn of haar functies.

Beginselen en regels

De medewerkers dienen alle situaties te vermijden waarin hun persoonlijke belangen of die van tussenpersonen in conflict kunnen treden met de belangen van de Groep SYNERGIE. Hiertoe mogen de medewerkers:

• Geen voordelen opdoen, voor henzelf persoonlijk of voor tussenpersonen, door profijt te trekken van hun positie binnen de Groep SYNERGIE;
• Geen beroepsactiviteiten uitoefenen ten gunste van een entiteit buiten SYNERGIE, gelet op het exclusiviteitsbeginsel zoals vervat in de arbeidsovereenkomsten (met uitzondering van deeltijdmedewerkers);
• Direct of indirect, persoonlijk of via een tussenpersoon, deelnemingen verwerven of een rol spelen in de bestuursorganen van andere entiteiten, die in conflict zouden kunnen treden met de belangen van de Groep SYNERGIE.

Als omstandigheden aanleiding geven tot een mogelijk of feitelijk belangenconflict, dienen de medewerkers daar melding van te maken, met name via een meldingsformulier van belangenconflicten.

De meldingen dienen onverwijld ingediend te worden zodra een situatie van een feitelijk of potentieel belangenconflict vastgesteld wordt en hoe dan ook voordat de beslissing genomen wordt waar het belangenconflict betrekking op zou kunnen hebben.

Naast deze situaties waarin belangenconflicten kunnen optreden, kunnen de medewerkers andere situaties meemaken die eveneens beschouwd zouden kunnen worden als belangenconflicten. In dergelijke gevallen dienen zij de Conformiteitsmanager daarvan in kennis te stellen zodat deze zijn oordeel kan geven of er al dan niet sprake is van een belangenconflict.

4.2.3.2 Speciale regels voor belangenvertegenwoordigers

SYNERGIE kan deelnemen aan de dialoog over reglementaire voorschriften op het gebied van human resources.

Definitie

Het begrip "belangenvertegenwoordiger" (of "lobbyist") duidt op een publiek- of privaatrechtelijke natuurlijke of rechtspersoon die een activiteit uitoefent die tot doel heeft invloed uit te oefenen op wetten, beslissingen of richtlijnen van een regering of een instelling voor een speciaal doel of een beoogd resultaat.

Beginselen en regels

Lobbying wordt corruptie wanneer de belangenvertegenwoordiger een overheidsfunctionaris geld of voorrechten aanbiedt om hem aan te sporen een wetgeving of activiteiten te ondersteunen die gunstig zijn voor de zaken van zijn klant.

SYNERGIE verbiedt iedere vorm van belangenvertegenwoordiging voor corruptiedoeleinden. Het is van wezenlijk belang om transparant en verantwoord te handelen om iedere illegaliteit in het kader van belangenvertegenwoordiging te vermijden.

De Conformiteitsmanager kan richtlijnen verstrekken over de manier waarop belangenvertegenwoordigers hun activiteiten moeten uitoefenen overeenkomstig de waarden van transparantie, eerlijkheid en integriteit die door SYNERGIE uitgedragen worden.

5 MELDINGSPROCEDURES

Er bestaan momenteel twee afzonderlijke meldingsprocedures:

• De meldingsprocedure in het kader van de bepalingen van de [Franse] wet van 9 december 2016 inzake de bestrijding van corruptie;
• De professionele meldingsprocedure.

5.1 Melding maken in het kader van de bepalingen van de [Franse] wet van 9 december 2016 inzake de bestrijding van corruptie

In het kader van de bepalingen van de Wet van 9 december 2016 inzake de bestrijding van corruptie kan iedere medewerker melding maken van een schending van de in deze Code vermelde beginselen volgens de door SYNERGIE bepaalde procedure en via het daartoe bestemde WhistleB kanaal:

• Als hij of zij geconfronteerd wordt met een risico van corruptie;
• Als hij of zij te goeder trouw meent dat een schending van de bepalingen van de Code inzake de bestrijding van corruptie begaan wordt of begaan kan worden;
• Als hij of zij bemerkt dat iemand een vergelding ondergaat wegens een melding te goeder trouw.

Iedere medewerker die te goeder trouw en belangeloos, dat wil zeggen wanneer hij of zij er oprecht van overtuigd is dat zijn of haar melding terecht is, een schending of een risico van schending van de Code aan zijn of haar manager of de Conformiteitsmanager meldt, wordt beschermd tegen iedere vorm van vergelding. Zijn of haar identiteit wordt vertrouwelijk behandeld krachtens de van toepasselijke wetgeving.

Daarentegen worden lasterlijke aangiften en ongerechtvaardigde meldingen of die te kwader trouw gedaan worden, bestraft met disciplinaire of zelfs gerechtelijke sancties.

In het kader van de wet van 9 december 2016 inzake de bestrijding van corruptie kan iedere ongerechtvaardigde of lasterlijke melding bestraft worden met een hechtenis van 5 jaar en een boete van € 45.000,-.

5.2 Professionele meldingsprocedure

In geval een medewerker praktijken mocht vaststellen die in strijd zijn met andere beginselen dan die waar de wet van 9 december 2016 inzake de bestrijding van corruptie betrekking op heeft, maar die in deze Code uiteengezet worden, beschikt hij of zij over een professionele meldingsprocedure via het daartoe bestemde kanaal.

De melding zal aanleiding geven tot een intern onderzoek na afloop waarvan besloten wordt over het daaraan te geven vervolg. Iedere medewerker dient van deze professionele meldingsprocedure uitsluitend te goeder trouw gebruik te maken. Zo niet stelt hij of zij zich bloot aan sancties.

Het betreft een aanvullende meldingsprocedure die niet tot doel heeft de andere, bestaande meldingsprocedures te vervangen ter toepassing van de in elk land van kracht zijnde regels, met name via het management en de personeelsvertegenwoordigingsorganen.

5.3 Met wie moet men contact opnemen voor vragen?

Medewerkers die vragen of twijfels hebben over de uitleg of toepassing van de beginselen van deze Code kunnen in alle vertrouwen contact opnemen met hun Compliancecorrespondent.

6 INWERKINGTREDING

Deze Code is een bijlage van het Arbeidsreglement van SYNERGIE.

Het treedt in werking een maand na de vervulling van de formaliteiten van neerlegging en publicatie, in voorkomend geval zoals vereist door de toepasselijke lokale wetgeving.

Het verplicht iedere medewerker tot naleving van de voorschriften ervan en van de wijzigingen die later naargelang de wettelijke procedures aangebracht mochten worden.

Iedere wijziging van deze Code dient onderworpen te worden aan de lokale, van kracht zijnde procedure.

Verder dient iedere bepaling van deze Code die strijdig mocht blijken met wettelijke, reglementaire of verdragsrechtelijke bepalingen van rechtswege als nietig beschouwd te worden.